Pengertian
Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan
pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan
terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai
keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata
usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus
diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau
pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran.
(Office Management).
Manajemen perkantoran dapat dikatakan
sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan,
mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang, metode, material,
mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan
megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai.
Ruang
Lingkup Manajemen Perkantoran
1. Aktivitas
Kantor
Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi fungsi seorang manajer kantor.
Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas- aktivitas yang berhubungan dengan.
Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi fungsi seorang manajer kantor.
Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas- aktivitas yang berhubungan dengan.
- a.
Perencanaan perkantoran (Office Planning)
- b.
Pengorganisasian perkantoran (Office Organizing)
- c.
Pengawasan perkantoran (Office Controling)
a.
Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang:
1. Perencanaan gedung, yang
meliputi: letak gedung dan bentuk gedung
2. Tata suara
3. Tata warna
4. Tata ruang kantor
5. Ventilasi
6. Penerangan/cahaya
7. Metode-metode dan
standarisasi pekerjaan kantor
8. Perlengkapan perabotan
kantor dan peralatan kantor
9. Anggaran (Budgeting)
perkantoran
b.
Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam
fungsi suatu organisasi serta orang tua pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi
organisasi tsb.
c.
Pengawasan Perkantoran
Objek pengawasan dalam bidang manajemen
perkantoran meliputi:
1. Kualitas pekerjaan kantor
2. Waktu pekerjaan kantor
3. Metode-metode dan
standarisasi pekerjaan kantor.
4. Biaya perkantoran
5. Alat perlengkapan dan
perabotan kantor
6. Pelayanan kantor
7. Pengawasan dokumentasi.
2.
Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran
Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa
kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata
usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas
lainnya.
Berdasarkan pengertian di atas, apabila
dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud di sini adalah “kantor
beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu:
a. Lokasi
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan
menentukan lokasi kantor, antara lain:
1. Faktor lingkungan tetangga.
2. Faktor dekat.
3. Faktor harga.
4. Faktor dekat labour market.
5. Faktor jalan keluar masuk
pegawai.
6. Faktor keamanan.
b. Gedung
1. Dapat memberikan fasilitas.
2. Menjamin kesehatan
3. Berkesan yang baik.
4. Fleksibel.
5. Keseimbangan biaya keuntungan.
c.
Peralatan
Digolongkan
dalam dua kelompok, yaitu:
1. Perabotan kantor (office
furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu,
besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor,
khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.
2. Bekal kantor (office
supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan
habis pakai lainnya.
d.
Interior
Interior adalah perangkat kantor yang
menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon,
jendela, penerangan, dan hiasan kantor.
e. Mesin-mesin Kantor
Perencanaan kegiatan kantor harus pula
dirumuskan, mesin- mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada
prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.
3. Tujuan Manajemen Perkantoran
3. Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju
adalah tercapainya tujuan secara efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah
memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis, teknis, dan psikologis.
Ekonomis. Bukan berarti murah dari segi
biaya, tetapi pantas dan sesuai. Misalnya kita pergi memancing ikan dengan
tujuan mendapatkan ikan kakap. Agar biaya murah kita gunakan cacing untuk umpan
(bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan mendapatkan ikan kakap tidak pernah
tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu dan tenaga.
- Teknis.
Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat.
- Psikologis.
Dalam arti terdapat kepuasan.
Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu tidak sesuai dengan
perencanaan.
Dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan-pemborosan, maka hal
tersebut perlu dihindari untuk mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumber-
sumber daya (resources) yang akan dimanfaatkan. Dalam proses mencapai tujuan
itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi- fungsi manajemen. Sumber-sumber
daya dimaksud terdiri dari manusia, uang, mesin-mesin, material, metode, dan
pasar.
Berdasarkan kajian di atas dapat diambil
kesimpulan bahwa tujuan manajemen perkantoran antara lain:
1. Berikan semua keterangan
yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan. Tugas organisasi secara
efisien.
2. Memberikan catatan dan
laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai .
3. Membantu
organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya.
4. Memberikan pekerjaan tata
usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan
atau mitra kerja.
5. Membuat catatan secara
lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat
dipertanggungjawabkan.
4. Fungsi Manajemen
Perkantoran
Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam
melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material,
metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut
diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan
penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai
tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan.
Fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.
Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan
data dan informasi tertulis yang dilakukan secra teratur, sistematis dan terus
menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membentuk
keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen kantor
sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, di mana pengelolaannya terfokus pada
lingkup pekerjaan kantor.
Fungsi
Manajemen Yang Diterapkan Pada Kantor
1. Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan
organisasi/kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses
pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan
dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan cara mana yang
harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.
Perencanaan terhadap sumber daya manajemen
perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa
jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, demikian pula
terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan
sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata hubungan yang efisien.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan
proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan
wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai
suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan,
sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.
3. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses
memberikan mo- tif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan
ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus
dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja
sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja
menurut petunjuk/sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakan.
Dalam rangka penggerakan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh
pimpinan, antara lain:
- a.
Mendorong atau memberi semangat kerja
- b.
Memberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.
- c.
Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap
pelaksanaan tugas organisasi.
4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari
pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang
sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan
dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
- a.
Kualitas pekerjaan kantor
- b.
Waktu pekerjaan kantor
- c.
Metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
- d.
Biaya perkantoran
- e.
Alat peralatan dan perabotan kantor
- f.
Pelayanan kantor
- g.
Dokumentasi.
Sumber :
http://www.latarbelakang.com/2013/08/pengertian-manajemen-perkantoran-fu